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会議の時間を短縮化する・させる上手な方法は?

如何有效缩短会议时间?

ビジネスマンにとって、切っても切り離せないのが会議。1時間程度ならまだしも、2時間、3時間と長いと、途中で集中力が欠けるだけでなく、その日の業務にも支障が出てしまう。そこで、長い会議をコンパクトにまとめる、方法について経済評論家の山崎元氏に、聞いてみた。山崎氏はビジネスマンとしても数々の企業を渡り歩いてきたキャリアの持ち主なので、うまい方法をご存じのはず…。

对于商务人士来说,想摆脱也摆脱不了的就是会议了。1小时左右的话还能坚持,长达2小时、3小时的话,不仅会议中很难集中精神,连那一天的业务也被耽误了。因此,针对缩短冗长会议的方法一事,我们咨询了经济评论家山崎元先生。作为一名商务人士,山崎先生有过很多企业的工作经历,应该知道如何有效解决这一问题。

「たとえば出席者が20人で時間が1時間なら、20人の時給分のコストが掛かっているのだと考える必要があります。明確にこれを上回る価値がある会議でなければやってはいけないし、必要のない参加者を会議に拘束してはいけません」

“例如,要是有20人出席,会议时间为1小时的话,应该要考虑到这场会议花费了相当于这20个人时薪总和的成本。若会议的价值不能超过这些耗费,那就没有必要开,也没有必要把不需要的人束缚进会议里来。

たしかに、1回で効率よく共有しようと、ついつい多くの人を巻き込んでしまいがちですもんね。人件費は目に見えづらいため、つい意識から薄れがちかも…。

的确,要是想在一次会议里就很有效的与大家分享很多的话,那就会不知不觉中卷进来更多的人了吧。因为人力方面的支出并不能那么明显地看出来,无意中就经常淡薄了意识。

「大人数の会議になると、その会議を行うための準備にも相当の時間が掛かることがあります。私が以前勤めていた資産運用会社では、全社の『運用会議』の準備のための会議として『運用企画会議』という名前の会議が存在していましたし、運用会議に使う資料の作成は、若手社員にとってしばしば重労働でした」

要是是人数众多的会议的话,要花掉很长的准备时间。在我以前就职的资产运营公司里,为了整个公司的“运营会议”准备还会召开名为“运营计划会议”的会议,对于年轻的员工来说,每每要制作运营会议用的资料可是件费力的事。

参加する人にとっても、準備する人にとっても負担の大きい会議。その時間を軽減し、負担を軽くするテクニックは果たしてどんなものがあるのか?

不论是对参加的人来说,还是对准备的人来说,会议都是负担很大的。将其时间缩短、负担减轻的技巧到底是什么呢?